História do Serviço de Arquivo e Biblioteca do Ministério dos Negócios Estrangeiros

 

Por alvará de D. João V, de 28 de Julho de 1736 é criada a Secretaria dos Negócios Estrangeiros e da Guerra, que dará origem ao Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Em Dezembro de 1853, um Decreto que reorganiza a Secretaria de Estado, refere o Serviço de Archivo e Livraria. Em 1860 um relatório de António José de Ávila (Ministro dos Negócios Estrangeiros) ao Parlamento informa sobre o funcionamento e organização daquele serviço.

Com o Decreto de 23 de Abril de 1867, que aprova a Lei orgânica da Secretaria de Estado aparece pela primeira vez a referência à Bibliotheca.
Em 18 de Dezembro de 1869, sendo Ministro dos Negócios Estrangeiros, José da Silva Mendes Leal, foi efectuada uma reforma da Secretaria de Estado, do Corpo Diplomático e do Corpo Consular, ficando o Arquivo e Biblioteca integrados na Divisão da Secretaria e Pessoal, dirigida por um Arquivista-Bibliotecário, coadjuvado por outro funcionário.
Com a instauração da República, em Decreto de 8 de Outubro de 1910, a Secretaria de Estado dos Negócios Estrangeiros dá lugar à nova denominação Ministério dos Negócios Estrangeiros. No entanto, apenas com o Decreto de 26 de Maio de 1911 foram reestruturados os serviços do novo ministério e pela primeira vez, o serviço de arquivo é representado na orgânica do MNE, com a criação da Repartição de Expediente e Arquivo.
Em 1929, no decurso da primeira reforma efetiva do recém-criado Ministério dos Negócios Estrangeiros encontramos a Secção do Arquivo e Biblioteca directamente dependente da Direção-Geral dos Assuntos Centrais. O arquivo ganha a designação de Arquivo Histórico.
A Lei orgânica de 1966 considera o Arquivo e Biblioteca como uma Repartição dirigida por um Bibliotecário/Arquivista contratado pelo Ministro de entre o pessoal de carreira diplomática (equiparado a Conselheiro de Embaixada).
Até ao Decreto-lei nº44-C de 1986, o Arquivo Diplomático foi considerado um serviço privativo do MNE, com objetivos meramente administrativos. A adesão de Portugal à União Europeia criou a necessidade de aproximar as condições de acesso ao Arquivo às normas em vigor nos países membros e nas Instituições Comunitárias. Assim, e pela primeira vez, foi reconhecido o regime de consulta e acesso do público, aos Fundos históricos e biblioteca.
Na sequência desta legislação é publicado, em 20 de Outubro de 1987, o Regulamento do Serviço de Arquivo e Biblioteca do Ministério dos Negócios Estrangeiros, onde é adotada a designação Arquivo Histórico-Diplomático, criando-se igualmente a Comissão de Seleção e Desclassificação. É normalizada a consulta em serviços de acolhimento ao público. O Arquivo e Biblioteca são separados e individualiza-se a consulta.
Atualmente, e de acordo com a nova lei orgânica do MNE (Decreto-lei nº 121/2011)  os dois serviços foram fundidos numa única divisão, Divisão de Arquivo e Biblioteca, à qual compete:

a) Assegurar a gestão, manutenção e atualização do sistema de documentação e biblioteca do MNE;
b) Adotar as medidas requeridas pela criação e disponibilização do espólio documental e museológico do MNE;
c) Manter a gestão do arquivo intermédio e gerir o arquivo definitivo, promovendo boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MNE e procedendo à recolha, tratamento, conservação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente por parte dos organismos produtores de modo a permitir a sua consulta.
d) Elaborar a sinopse e fazer a compilação dos atos solenes de carácter internacional de que Portugal seja parte, ou em que tenha interesse, bem como das decisões dos tribunais superiores portugueses em matéria de direito internacional e das decisões dos tribunais internacionais cuja jurisdição Portugal tenha aceite ou perante os quais tenha sido parte, em estreita cooperação com o DAJ;
e) Coligir e publicar documentação relativa à política externa portuguesa, apoiando a produção e difusão das publicações e outro material conexo às actividades do IDI, incluindo colaborar na edição de monografias, livros, revistas e outros meios de divulgação da problemática da política externa;